MISSION DE L’UNITÉ ET DU PÔLE

L’unité assure les prestations logistiques essentielles au fonctionnement de l’établissement. Elle garantit la circulation sécurisée des courriers, documents et matériels entre les services et les sites. Elle organise le transport interne et veille à la qualité et à la traçabilité des livraisons. Elle veille au maintien en état des véhicules et à la disponibilité des pièces administratives. Elle soutient l’ensemble des services grâce à une logistique fiable, réactive et polyvalente.

Activité Vaguemestre/Gestion du courrier

Réception et distribution du courrier

• Collecter le courrier auprès des services postaux
• Réceptionner, contrôler et trier le courrier entrant par service destinataire
• Enregistrer les courriers selon les procédures en vigueur
• Distribuer le courrier interne dans les boîtes aux lettres centralisées des services pour le site intra-hospitalier et réépartir le courrier externe dans les bacs de tri dédiés pour les sites extra-hospitaliers

Gestion du courrier au départ

• Récupérer le courrier déposé dans la boîte aux lettres de départ centralisée pour le site intra hospitalier et collecter les courriers à expédier auprès des services extra-hospitaliers
• Réaliser l’affranchissement selon leur destination et leur mode d’expédition
• Trier les plis
• Assurer la remise aux services postaux
• Organiser les échanges de courrier inter et intra sites

Gestion administrative

• Paramétrer et utiliser la machine à affranchir
• Suivre les consommations et dépenses d’affranchissement par service
• Traiter les anomalies d’adressage
• Produire les indicateurs et éléments de suivi de l’activité courrier
• Assurer les échanges entre les services postaux et les services

Activité Transport logistique/manutention

Collecte et livraison

• Collecter les produits, matériels auprès du magasin et des services
• Réaliser les opérations de chargement, déchargement et manutention
• Livrer les produits aux destinataires dans le respect des délais et des conditions de transport

Organisation des tournées

• Planifier et optimiser les tournées de collecte et de livraison
• Adapter les circuits en fonction des urgences et des volumes
• Veiller au respect des conditions de transport des produits confiés

Suivi de l’activité

• Garantir la traçabilité des livraisons
• Signaler toute anomalie ou incident
• Transmettre les informations utiles aux services concernés

Activité Gestion du parc automobile

Gestion opérationnelle

• Réaliser les contrôles périodiques de l’état des véhicules (carrosserie, propreté, contrôle de 1^er niveaux, état kilométrique, matériel de sécurité) et de la composition de la pochette véhicule (carte grise, CMI, assurance, …)
• Réaliser l’entretien courant (nettoyage)
• Signaler les dysfonctionnements et besoins de réparation

Suivi administratif

·         Assurer le suivi des documents administratifs réglementaires des véhicules (cartes grises, attestations d’assurance, contrôles techniques, Cartes Mobilité Réduite, autres documents obligatoires)

·         Vérifier la conformité et validité des documents

• Assurer le suivi de l’entretien des véhicules, réparations et retours de garage, coordination avec le service garage de Villejuif

Gestion des affectations

• Suivre les affectations et désaffectations des véhicules des services et pool de véhicules
• Coordonner les mouvements de véhicules avec le garage, la loge et les services (ajout/retrait/autre mouvement de véhicule)
• Tenir à jour les tableaux de bord et outils de suivi de la flotte.

Activités transversales

• Recueillir, transmettre et partager les informations relatives aux prestations réalisées
• Participer à l’amélioration continue de l’organisation logistique
• Appliquer les procédures qualité, sécurité et confidentialité de l’établissement
• Respecter les règles de sécurité lors des déplacements et des manutentions
• Participer à la rédaction et mise à jour de protocoles et/ou projets du service

Prérequis	BEP ou équivalent Permis B Expérience en gestion de flotte automobile
Savoirs	Connaissance de l’organisation de l’établissement Organisation et circuits du courrier Règlementation postale et règles d’affranchissement. Gestion administrative d’un parc automobile Règles de sécurité routière Techniques de manutention Utilisation des outils bureautiques et logiciels de suivi.
Savoir-faire	Trier, enregistrer et distribuer le courrier. Utiliser une machine à affranchir et les outils associés. Organiser et optimiser des tournées de livraison. Réaliser des opérations de manutention en sécurité. Contrôler l’état des véhicules. Gérer des dossiers administratifs. Identifier et traiter les anomalies. Renseigner des tableaux de suivi et rédiger des comptes rendus. Communiquer avec des interlocuteurs internes et externes. Savoir travailler avec discrétion dans des lieux occupés
Savoir-être	Sens de l’organisation et rigueur. Autonomie et réactivité. Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité. Sens du service et relationnel. Esprit d’équipe Ponctualité et fiabilité Capacité à gérer les priorités
Particularités/ Contraintes du poste	Déplacements fréquents entre les sites. Conduite régulière de véhicules de service. Manipulation et transport de charges. Travail en extérieur selon les conditions météorologiques. Polyvalence et gestion simultanée de plusieurs activités.