Créé en 1982, l’EPS Erasme est un établissement spécialisé dans la prise en charge des troubles psychiatriques à tout âge de la vie. Ses missions sont multiples : prévention, diagnostic, soins, enseignement et recherche. L’EPS Erasme emploie 615 professionnels dont 80 médecins : il s’agit d’un établissement à taille humaine, permettant une coordination fluide entre professionnels et invitant à la mise en œuvre de projets transversaux.

MISSIONS DU PÔLE

Pôle de psychiatrie adulte qui prend en charge les patients des communes de Chatenay-Malabry, Fontenay-aux-Roses et Sceaux.

Il se compose d’une unité de psychiatrie générale de 19 lits dont 2 lits sécurisés, d’une unité intersectorielle de réinsertion composée de 26 lits. D’une maison thérapeutique de 7 places dont la visée est la réinsertion pour les usagers au cœur de la ville. D’une plateforme de réinsertion, la plateforme Léonard de Vinci dont l’objectif est l’accompagnement du patient vers une réinsertion professionnelle.

Les structures extra hospitalière situées sur la commune de Chatenay-Malabry se composent d’un CMP, centre médico psychologique, d’un hôpital de jour ainsi que d’un CATTP, centre d’accueil thérapeutique à temps partiel.

Poste ouvert (titulaire de la fonction publique ou CDI)

• 143 avenue Armand Guillebaud - 92160 Antony
• 35h/semaine, du lundi au vendredi 
• Rémunération selon la grille indiciaire de la fonction publique hospitalière 

DESCRIPTION DU POSTE

L’assistant administratif de pôle a pour fonction principale de mettre en œuvre les actions nécessaires à la gestion de l’activité du pôle, du suivi des indicateurs, et d’assurer le secrétariat du chef de pôle ainsi que de traiter les opérations médico-administratives liées à la prise en charge des patients.

PRINCIPALES MISSIONS

- Soutien administratif au Chef de pôle et de l’Assistant de Pôle.

- Planification des rendez-vous – Organiser un agenda

- Rédaction et mise en forme des rapports d’activités

- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu de réunion, CRH…).

- Gestion des tableaux de service et des présences des médecins du pôle.

- Accueil physique et renseigner les interlocuteurs

- Accueil téléphonique - Filtrer orienter et renseigner.

- Archivages des dossiers avec mise à jour du fichier de suivi.

- Tenue des dossiers patients papiers et informatisés

- Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage dans le respect des règles).

MISSIONS SPECIFIQUES

- Suivi des certificats légaux – loi du 5 juillet 2011.

- Saisie des mouvements des entrants et sortants, contrôle des mouvements ambulatoires.

- Gestion du registre des isolements et contention

- Organisation et suivi concernant le contrôle du JLD

- Contact avec les structures et établissements extérieurs

- Liens avec le Bureau des admissions et le DIM

- Remplacements des collègues pendant les congés.

- Assurer le suivi des stocks du secrétariat et la gestion des commandes en lien avec l’encadrement supérieur.

- Suivi de l’accès au dossier médical – loi du 4 mars 2002

Prérequis	Bac / Bac + 2 Secrétariat Expérience dans le domaine médical souhaitée
Savoir-être	Rigueur, précision, Respect de la confidentialité et du secret professionnel  Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire Capacité d’adaptation
Savoir-faire	Coopération et organisation Maitrise des outils et logiciels informatiques Maitrise de l’orthographe Mettre à jour des bases de données Mettre en forme et corriger un document Sens de l’accueil de l’écoute et de l’empathie Hiérarchiser, planifier et réaliser les tâches confiées selon les priorités et objectifs Savoir transmettre, communiquer avec les différents publics Polyvalence Organiser un rétro planning

Contraintes   Risques   Obligations professionnelles

Risques liés à l’utilisation d’outil informatique, fatigue visuelle Douleurs cervico-dorso-lombaires Risque inhérent à toute personne travaillant dans un service de soins spécialisé en psychiatrie Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l’établissement Port d’une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail. Respect des règles d’hygiène en vigueur Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions Obligation à l’égard de l’administration : moralité, dignité, réserve et neutralité Obligation à l’égard des tiers : impartialité, probité. Emploi du temps susceptible de modifications (horaire, jours de présence, temps de présence) Charge de travail variable S’inscrire dans une démarche de formation continue