Secrétaire – Assistant(e) qualité - H/F

L'établissement

Créé en 1982, l’EPS Erasme est spécialisé dans la prise en charge des troubles psychiatriques à tout âge de la vie. Ses missions sont multiples : prévention, diagnostic, soins, enseignement et recherche. L’EPS Erasme emploie 615 professionnels dont 80 médecins,  il s’agit d’un établissement à taille humaine, permettant une coordination fluide entre professionnels et invitant à la mise en œuvre de projets transversaux.

Le GHT PSY SUD PARIS comprend le groupe hospitalier Paul Guiraud, le CH Fondation Vallée et l'EPS Erasme.

MISSION GENERALE

Dans l’objectif de préparer les itérations de la certification HAS de l’EPS Erasme dans le cadre du GHT PSY Sud Paris et de concourir au maintien de l’amélioration continue de la qualité au sein de l’établissement, l’agent sera chargé de soutenir l’ingénieure qualité gestion des risques ainsi que les professionnels ayant des missions transversales qualité gestion des risques (Médecins somaticiens et Pharmacien).

L’agent sera également chargé d’organiser pour l’équipe de somaticiens et le pharmacien, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.

Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions...).

Le poste

ACTIVITÉS

Qualité et gestion des risques :

  • Recueillir les enquêtes de satisfaction (saisie informatique) et extraction semestrielle.
  • Recueillir les données suite à audits des pratiques (saisie informatique)
  • Réactualiser la base de la gestion documentaire électronique par thématique (portail qualité)
    • Suivi des fichiers de réactualisation des procédures en lien avec les experts des thématiques sous le pilotage de l’ingénieure qualité
    • Tenir à jour un tableau de bord du suivi des procédures
  • Implémenter le portail qualité en documents sous la validation de l’ingénieure qualité
  • Signalements d’événements indésirables : relance des référents ou encadrants pour réponses au Fiches d’Evènements Indésirables et réalisations d’extractions annuelles
  • Participation à des audits internes (IQSS, audit dossier patient, légionnelles, CAQES, ARCHIMED, audits HAS…)
  • Participation à la production et au suivi d’indicateurs et de tableaux de bords
  • Préparation et secrétariat (compte rendus) des réunions qualité et des sous commissions de la CME, CLIN, CLUD, COMEDIMS
  • Participation à la rédaction et mises en forme de procédures et documents
  • Participation aux réunions de sensibilisation à la qualité dans les unités 

Secrétariat des médecins somaticiens :

  • Accueil des personnes
  • Réception, filtre et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
  • Organisation de          réunions,           visites,  conférences,    événements, commissions spécialisées
  • Gestion de l’agenda, filtre et traitement des demandes de rendez-vous téléphoniques et physiques
  • Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
  • Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
  • Traitement des        courriers,            dossiers,              documents      de l’établissement (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage, envoi)
  • Construction de l’annuaire des partenaires

Secrétariat du pharmacien :

  • Organisation de          réunions,           visites,  conférences,    événements, commissions spécialisées
  • Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
  • Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
  • Traitement des        courriers,            dossiers,              documents      de l’établissement (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage, envoi)

Profil recherché

Prérequis 
  • Diplôme de niveau III (Niveau bac professionnel ou BTS)

Savoirs
  • Utiliser les outils et les méthodes de management de la qualité, de la gestion des risques, de l’évaluation ainsi que les techniques d’enquête
  • Communiquer et transmettre la culture de gestion des risques et d’amélioration continue de la qualité
  •  S’exprimer auprès de publics variés internes et externes et les faire adhérer aux enjeux et projets qualité et gestion de risques

Savoir-faire 
  • Qualité rédactionnelle
  • Rigueur professionnelle
  • Capacité d’organisation et d’initiatives
  • Capacité à travailler en équipe
  • Réactivité, aptitude à gérer des problèmes concrets et proposer des solutions
  • Capacité d’analyse, de synthèse
  • Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
  • Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
  • Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
  • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
  • S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
  • Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
  • Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
  • Utilisation de DxCare

Savoir-être 
  • Sens du relationnel et de la communication
  • Sens de l’organisation
  • Rigueur de travail
  • Implication
  • Savoir rendre compte
  • Respect des règles de confidentialité et du secret professionnel
  • Respect et transmission des consignes
  • S’insérer dans une démarche de formation continue
  • S’insérer dans une démarche qualité
  • Participer aux réunions de travail du service, de l’établissement
  • Montrer un intérêt à la profession, à son contexte, à son évolution
  • S’intéresser à la vie du service et de l’institution

Particularités /Contraintes du poste
  • Fatigue visuelle et contraintes posturales liées à l’informatique
  • Charge de travail variable

Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

  • Curriculum Vitæ

Candidature facile